RETEX : Capitalisation du retour d'expérience

Le RETEX ou REX, pour RETour d'EXpérience est un document qui sert à capitaliser les choix utilisés lors d'un projet. Il synthétise les orientations prises en déclinant les avantages et inconvénients de chaque métier, c’est une démarche transversale.

• En conception (BE), des choix sont faits pour l’élaboration du produit.
• En fiabilisation, d’autres choix ont été pris pour garantir la qualité du produit.
• Lors des résultats de tests et essais, des décisions d’évolution technique du produit ont été engagées.
• En process, pour garantir la production des modifications ont été déclenchées.

Donc entre le début (BE) et la production, l’information du produit (CAO, calcul, réglages, ...) change. Si chaque acteur métier prend l’information du produit et la change pour la faire "convenir" à son métier (ex : calcul, réglages) sans remonter les itérations aux autres métiers, cela engendre une "perte technique" (savoir-faire, perte de temps, perte financière).
Le RETEX permet justement de "capitaliser" toutes les techniques, méthodes, manières, façons, choix qui ont permis de réaliser le produit.

Démarche d'un RETEX

Tout d'abord, faire un RETEX en fin de projet c'est bien ! Mais souvent laborieux si on commence à le rédiger uniquement à la fin du projet... Et par manque de temps, il ne sera pas toujours finalisé.
Il faut commencer à le rédiger dès le début du projet, puis il vivra et évoluera avec. C'est une sorte de résumé à la fin de chaque étape (jalons).

Ce document sert d'historique. Par exemple :

• Pourquoi la CAO a évolué il y a 6 mois de l'indice A02 à A03 ?
• Pourquoi cette évolution mineure ?
• Pourquoi ne pas avoir fait à l'époque une évolution en indice majeur (A02 => B01) ?

Le RETEX doit être agréable à lire, donc ce n’est pas un document "pompeux" rempli uniquement de texte et qui fait 3000 pages ! Il doit comporter des images, des graphiques, du visuel et du texte explicatif ; il est souvent sous le format d’un compte-rendu.
Le but de ce document est de capitaliser un projet et donc il sera consultable "assez rapidement" par d’autres tiers qui veulent aller à l’essentiel pour réaliser leur projet et éviter les erreurs passées.

Objectifs d'un RETEX

Le RETEX est souvent assimilé à un "débriefing". Il a pour objectif de tirer les enseignements positifs et négatifs de chaque jalon. Avoir les ressentis de chaque acteur (expériences).

Le RETEX ne s’improvise pas, c’est une réunion de travail qui a pour objectifs de :

• Partager une vision globale du projet entre les acteurs
• Repérer les points positifs et les capitaliser
• Identifier les points négatifs et proposer des axes d’amélioration
• Reconnaître le travail de chaque acteur du projet
• Valoriser l’expérience acquise pour la gestion des projets futurs

La méthodologie d'un RETEX

Une réunion est mise en place au démarrage du projet. Elle aura pour but d’identifier les acteurs du projet et d’avoir leurs observations, de recenser les sources d’information.
Suivant le processus utilisé en entreprise pour le développement du projet (séquentiel, simultané), le recensement des informations peut prendre différentes formes : transfert des dossiers, itération des informations,...

A l'issue de cette réunion, les bases du document RETEX sont mises en place, il évoluera ensuite au fil du projet.
Ce document se décompose en général en 6 étapes :

• 1 - Introduction
  • Présentation du projet
  • Les attentes du client (besoins)
• 2 - Les données sources
  • Les objectifs (attendus)
  • L’équipe projet (organigramme)
  • Résumé de l'Analyse Fonctionnelle
  • Résumé du Cahier des Charges Fonctionnelles
  • Planning projet simplifié (grands jalons)
  • Les livrables
• 3 - Les données produit-process
  • Le synoptique du produit (nomenclature,...)
  • Le synoptique du process (moules, poste d'assemblage, production,...)
  • Résumé de l’évolution de chaque indice de la CAO (Ind A01, 02, B01,...)
    Pourquoi on a évolué, à la demande de qui, quelles conséquences / impacts...
  • Données importantes du projet : un choix innovant, une politique d’entreprise à respecter, une directive, une contrainte,...
    Ce sont des données qu’il faut absolument prendre en compte
  • AMDEC (suivant le cas, elle peut être mise en annexe)
  • ...
• 4 - Les problématiques
  Explication d’une ou des problématique(s) rencontrée(s) avec les solutions associée(s) : 5M, 5P, QQOQCCP, ...
  
  
• 5 - Conclusion
  Rédaction d’une synthèse montrant les faits marquants sous le format d’un SWOT par exemple
  Qu'est-ce qu'un SWOT ?

  Une matrice SWOT (Strengths - Weaknesses - Opportunities - Threats) est un outil d'analyse permettant de synthétiser les éléments positifs et négatifs d'un projet, de source interne et externe. Exemple :

  

• 6 - Annexes
  Les documents importants pour la réalisation du projet
  • Analyse de risques
  • Analyse Fonctionnelle
  • Cahier des Charges Fonctionnelles
  • Planning
  • Notes de calculs
  • Notes, compte-rendus, ...
  • Documents supports (Normes, brevets, AMDEC...)
  • ...

A la fin d’un projet, on s’aperçoit que telle ou telle solution n’avait pas été choisie au départ pour "x" raisons.
Mais en prenant du recul on se rend compte qu’il aurait peut-être été plus judicieux de faire autrement et donc il faut indiquer ses "hypothétiques choix" pour que les lecteurs puissent avoir des pistes de réflexion.

Comment mettre en place le RETEX ?

Au fil de cet article, nous avons vu la théorie. Pour passer à la pratique, il ne suffit pas d'une simple réunion : certains outils sont nécessaires...
Nous en mettons deux à disposition :

• La fiche capitalisation : C'est le point du départ du RETEX. En effet, que serait le retour d'expérience si l'expérience n'était pas renseignée ?
  Cette fiche, à modifier au besoin, est à imprimer en plusieurs exemplaires puis à placer à proximité immédiate des "acteurs" du projet : dessinateurs, usineurs, monteurs,... Dès qu'ils rencontrent un souci, ils remplissent une fiche. Toutes les fiches sont ensuite collectées et intégrées dans le RETEX par le référent du projet.
• La trame 8D : Cette trame part du même besoin de capitalisation, mais va beaucoup plus loin dans la description et la résolution des non-conformités. Analyse, plan d'action immédiat, plan d'action définitif...

Bien entendu, ces outils sont une base de travail. Ils seront à adapter en fonction de vos besoins réels et du fonctionnement de votre entreprise...

Conclusion

Le RETEX est plus qu’un document : il s’inscrit dans un processus d’amélioration continue et répond aux exigences de l’ISO 9001 2015 (article 10 - Amélioration).
Il n’y a pas de trame "type", chaque entreprise fera son document qui lui est propre. Cet article a pour but de faire une synthèse sur ce sujet et d’apporter une vision sur le contenu général.

Article rédigé par M. Carl AUGER, Formateur, consultant et expert dans le domaine (entre autres) de la cotation